Fallstudie: Ticketsystem

Effizientes Aufgabenmanagement über
alle Filialgrenzen hinweg.

Ein Unternehmen der Unterhaltungsbranche digitalisierte seine interne Aufgabenverteilung durch eine maßgeschneiderte Webanwendung mit strukturierter Ticketerfassung und lückenloser standortübergreifender Kommunikation.

Von unklaren Zuständigkeiten zu strukturierten Workflows

Interne Anfragen und Aufgaben zwischen den einzelnen Filialen wurden lange Zeit über geteilte Mailpostfächer koordiniert. Die Zuständigkeiten waren oft unklar, wichtige Informationen gingen in der täglichen Mailflut unter und die standortübergreifende Zusammenarbeit war ineffizient.

In rund acht Wochen entwickelten wir ein maßgeschneidertes internes Ticketsystem auf Basis des TALL Stacks (Laravel, Tailwind, Livewire, Alpine). Ein besonderer Fokus lag dabei auf einem hochflexiblen Benachrichtigungssystem und automatisierten Workflows. Die Lösung bündelt alle Anfragen zentral und sorgt für eindeutige Verantwortlichkeiten.

Branche

Unterhaltungsbranche

Projektzeitraum

ca. 8 Wochen

Technologien

TALL Stack + FilamentPHP

Hosting

Sichere und moderne Infrastruktur

Unser Lösungsansatz

Intelligente Automatisierung, zuverlässige Infrastruktur und lückenlose Transparenz.

Strukturierte Ticketerfassung

Eingehende Anfragen werden zentral erfasst und anhand von Parametern wie Kategorie oder Typ übersichtlich strukturiert. Eine eindeutige und lesbare Ticketnummer sorgt dabei systemübergreifend für eine sofortige Zuordnung und eine vereinfachte interne Kommunikation.

Flexibles Benachrichtigungssystem

Die Anwendung informiert Ersteller und Bearbeiter proaktiv per Mail. Die Auslöser für diese Benachrichtigungen lassen sich präzise nach Tickettyp, Kategorie oder Statuswechsel konfigurieren.

Dynamische Mailvorlagen

Um die Kommunikation zu standardisieren, nutzt das System intelligente Vorlagen. Dynamische Platzhalter füllen die Mails automatisch mit den relevanten Ticketdaten und sorgen für maximale Transparenz.

Zuverlässige Hintergrundprozesse

Ein integrierter Scheduler übernimmt wiederkehrende Systemaufgaben völlig autonom. Dies entlastet die Administratoren im Tagesgeschäft und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss.

Ausgangslage und Herausforderung

Unklare Zuständigkeiten durch die Nutzung von geteilten Mailpostfächern für die interne Aufgabenverteilung.
Interne Anfragen blieben oft lange unbearbeitet oder wurden aufgrund fehlender Absprachen versehentlich doppelt bearbeitet.
Mitarbeiter hatten keine Einsicht in den Bearbeitungsstatus delegierter Aufgaben und stellten oft unnötige Nachfragen.
Fehlende Systematik bei der Kommunikation führte zu ständigen Rückfragen und Informationsverlusten im Tagesgeschäft.

Das Ergebnis

Zentralisierte Kommunikation: Alle Aufgaben sind strukturiert erfasst und immer eindeutig einer Filiale sowie einem Mitarbeiter zugewiesen.
Signifikant schnellere Bearbeitungszeiten durch automatisierte Workflows und ein intelligentes Benachrichtigungssystem.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch dynamische Mailvorlagen und eindeutige Ticketnummern. Alle internen Prozesse sind nun zu 100% transparent.
Proaktiver Informationsfluss durch passgenaue und vollautomatisierte Benachrichtigungen bei jedem relevanten Statuswechsel.

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